Vacature: Manager Bedrijfsvoering - AM match

Faciliterende en ontwikkelgerichte manager die de verantwoording draagt voor het resultaat

De Manager Bedrijfsvoering is eindverantwoordelijk voor planning & control, financiën, ICT en HR. Het bedrijfsbureau bestaat uit een senior bedrijfsbureau, medewerker planning, financiën en control (PFC), financial controller, medewerkers bedrijfsvoering, een management assistent. Het andere team bestaat uit een senior HR en twee HR-adviseurs: een verzuimcoach en bedrijfsmaatschappelijk werk. AM match is een ‘lean’ opgezette organisatie. De senior HR sluit voor de HR onderwerpen aan bij het MT-overleg. Voor het onderdeel Bedrijfsvoering impliceert dit dat de manager, naast de leidinggevende rol een stevige inhoudelijke inbreng heeft op met name het gebied van PFC en ICT/AVG/BIO.

De Manager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het functioneren van de teams. Je coacht de medewerkers en helpt hen in hun ontwikkeling. Volgens de jaarlijkse gesprekkencyclus voer je regelmatig gesprekken met je medewerkers. Daarbij stimuleer je hun motivatie en ontwikkeling.

Voor de gehele organisatie en in het bijzonder voor jouw bedrijfsonderdeel werk je aan een professionele en efficiënte organisatie. Je begeleidt het continue optimaliseren van de processen en dienstverlening. Je houdt de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting van je bedrijfsonderdeel op peil en licht deze toe aan in- en externe stakeholders. Je faciliteert je teams zo dat de doelen van het bedrijfsonderdeel worden gerealiseerd.

AM match werkt met jaarlijkse werkplannen voor de verschillende teams en de organisatie als geheel. De manager wordt bij de plannen betrokken en geeft zijn goedkeuring. Onder jouw verantwoording wordt de jaarlijkse begroting opgesteld en bewaakt. Je geeft de aanzet tot effectieve organisatie- communicatie- en rapportagestructuren en bewaakt deze. Je bent verantwoordelijk voor management-rapportages en licht deze toe aan MT en bestuur.

Vanuit je rol als MT-lid draagt je bij aan het bepalen van de strategie van AM match. Daarvoor houd je relevante in- en externe ontwikkelingen bij en ontwikkel en onderhoud je netwerkcontacten in de regio en binnen de sector. Je zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering en informatievoorziening aansluiten bij de door de deelnemende gemeenten gewenste dienstverlening en de ontwikkelingen in de sector en wet & regelgeving.
Binnen het MT draag je vanuit jouw specifieke verantwoordelijkheid en een constructieve grondhouding bij aan een goede balans tussen ondernemerschap, resultaten kostenbewustzijn, leiderschap, rechtmatigheid, doelmatigheid en goed werkgeverschap.

Je bent controller van de Gemeenschappelijke Regeling, neemt deel aan de bestuursvergaderingen en draagt zorg voor treasury en cashmanagement.
Als manager bedrijfsvoering vervang je de algemeen directeur bij afwezigheid.

De belangrijke opgaven voor de komende periode (vier – zes jaar):
AM match bevindt zich als organisatie in stabiel vaarwater, de gemeentelijke dienstverlening is op peil, de financiën positief met jaarlijks cijfers (fors) in de plus. Geen reden om achterover te leunen, maar alle effort inzetten op duurzame verbeteringen in producten en diensten en in procedures. De verdere ontwikkeling van de organisatiecultuur is een belangrijk thema voor de komende jaren:

• Van belang de komende periode is om de communicatie in de organisatie tussen MT en werkvloer te verbeteren en toe te zien op opvolging en afronding van initiatieven. In het MT betekent dit dat afronding van projecten stevige aandacht behoeft.
• Het HR team houdt stevig vinger aan de pols, opereert autonoom als adviseurs en staat voor de verbinding op persoonsniveau. HR ondersteunt de organisatieontwikkeling door HR beleid te formuleren, strategische en operationeel advies te geven, processen en regelingen te beheren, en leidinggevenden te ondersteunen bij het toepassen van het HR-beleid. Actuele thema’s zijn: een op ontwikkeling gerichte gesprekscyclus, sociale veiligheid, vitaliteit, (her)implementatie van zelforganiserende teams en een evenwichtig personeelsbestand.
• Voor het Bedrijfsbureau specifiek staat de modernisering van de werkprocessen voorop: de implementatie van managementrapportages uit de administratie (Power BI). Samen met de inzet van AI leidt dit tot vernieuwing van de werkwijzen en cultuur. Belangrijk is dat de senior als aanvoerder van het team de sfeer ende samenwerking in het Bedrijfsbureau versterkt.
• Aanpak en verdere ontwikkeling van cyber security is noodzakelijk. Bij deze onderwerpen en vernieuwing vraagt dit de nodige aandacht voor de bemensing van het Bedrijfsbureau..
• Implementatie van zelforganisatie en onderlinge samenwerking staat centraal. Recent zijn de kaders en principes voor zelforganisatie vastgelegd aan de hand waarvan zelforganisatie kan worden geïmplementeerd: autonomie en eigenaarschap, vertrouwen en transparantie en samenwerking en collectieve intelligentie. Continu verbeteren en leren staat hierin centraal.. Met name in het bedrijfsbureau vergt dit de nodige aandacht.