Welke ingrediënten zijn nodig voor een succesvol programmatraject?
In beeld is Bram Voncken die voor K+V een grote opdracht uitvoerde bij de NS als programmamanager OV-chipkaart
In mijn vrije tijd speel ik met veel plezier zowel theater als uitdagende bordspellen. Denk aan het veroveringsspel Diplomacy, het psychologische spel Koehandel en het treinenspel Ticket to Ride. Op het toneel sta je met elkaar in contact: je stelt je echt open voor je tegenspeler en creëert samen iets moois. In mijn professionele leven als interim programmamanager van grootschalige projecten komt dit goed van pas. Organisaties zijn immers één groot toneel waar contact essentieel is. Wat ik leer op de planken én aan de speeltafel, zie ik terug in mijn werk.
Benodigde ingrediënten voor een succesvol programmatraject
Zo was ik bijvoorbeeld programmamanager bij de overstap naar de OV-chipkaart bij NS en bij de voorbereiding van de Uithoflijn in Utrecht. Complexe, omvangrijke trajecten waar enorm veel bij komt kijken. Politiek lastige dossiers, verschillende klantgroepen, medewerkers, heel veel stakeholders, de media. Om dit soort veranderingen succesvol te realiseren, heb je natuurlijk drive nodig: de wil om je doel te bereiken. Inhoudelijke visie is ook essentieel, want je bent meer dan een procesmanager. Maar het belangrijkste is dat je goed met mensen kunt omgaan. Het ‘geheime’ ingrediënt: je moet verdomd goed zijn in de inrichting van de organisatie en mensen op de juiste plek weten te krijgen.
Geen achteraf kamertjes
Voor mij begint het met contact: goed luisteren en kijken. Vervolgens samen enthousiasme vinden voor de richting. Hoe vaak hoor je niet “het management luistert niet naar me.” Plannen maak je gezamenlijk en niet in een achteraf kamertje! Als programmamanager ben je regisseur en geef je mensen de ruimte om te excelleren.
Sta open voor kritiek van buiten
Logisch, zou je denken, maar toen ik bij het OV-chipkaart project begon, was er geen klankbordgroep ingesteld… Conducteurs, servicemedewerkers, mensen op kantoor; niemand wist wat er op stapel stond. Juist bij zo’n ingewikkeld project moet je het verhaal weten uit te leggen en open staan voor kritiek. Natuurlijk kan dat best eng zijn, maar het is essentieel. Ik gaf mijn teamleden mee hun oplossingen en verhaal simpel te houden, zowel begrijpelijk voor conducteurs als klanten. Toen de klankbordgroep eenmaal liep, leverde dat enorm veel op. Drie jaar en meer dan vijftig vernieuwings- en verbeteringsprojecten later, stapte NS definitief over naar de OV-chipkaart tot tevredenheid van medewerkers en de meeste van de 9 miljoen reizigers.
Het spel dat we samen spelen
Als interim-manager wil ik het beste uit mensen en organisaties halen. De sleutel is wat mij betreft het mobiliseren én bundelen van energie, binnen en buiten de organisatie. Goed luisteren. Mensen in hun kracht zetten. Samen een plan maken. Complexe zaken simpel houden en vasthouden aan de doelstelling. Mijn ervaring op het podium en met complexe bordspellen komt hierbij prima van pas.
Bram Voncken (53) is van huis uit bedrijfskundige en als interim programmamanager gespecialiseerd in het realiseren van complexe en gevoelige trajecten bij organisaties binnen tijd en budget.
