Directeur Bedrijfsvoering - Bibliotheek Utrecht

Je bent lid van het Managementteam (MT), dat bestaat uit de directeur-bestuurder, de manager Vestigingen en de manager Programma’s en wordt ondersteund door de directiesecretaris. Het is een collegiaal team, dat recent vrijwel volledig is vernieuwd, vol ambities om uitvoering te geven aan de plannen en opgaven. Je draagt bij aan een organisatie die wendbaar wordt en blijft en die proactief op veranderingen gaat inspelen.

Je stelt als directeur Bedrijfsvoering/MT-lid mede het strategisch beleid op, waarbij je dit op aansprekende wijze uitdraagt en de medewerkers meeneemt in de nieuwe visie en werkwijzen. Je hebt een belangrijke rol in het MT om balans te brengen tussen ambitie en realisatie en toetst streng op de uitvoerbaarheid van plannen. Je adviseert gevraagd en ongevraagd, levert managementinformatie en bereidt stukken voor. Je bent verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering en financiën bij de Raad van Toezicht en de Auditcommissie. Je bent de plaatsvervanger van de directeur-bestuurder bij diens afwezigheid.

Je geeft als directeur Bedrijfsvoering leiding aan een team van circa 16 medewerkers, waaronder twee teamleiders (financiële administratie en facilitair). De portefeuilles waarvoor je verantwoordelijk bent, zijn zeer divers: HR, ICT, financiële administratie, facilitair en managementinformatie. Het zwaartepunt ligt – gelet op de huidige opgaven – op financiën. Je bent betrokken bij belangrijke inkooptrajecten, contractonderhandelingen (zoals met de gemeente Utrecht) en met andere strategische samenwerkingspartners. Voor de andere disciplines geldt, dat het gaat om het ontwikkelen en implementeren van beleid en het aansturen van projecten op dit gebied. Je maakt (ook zelf) gefundeerde voorstellen voor het MT om de bedrijfsvoering op orde te brengen. Voor de teamleiders en medewerkers ben je een belangrijke sparringpartner.

De Strategische Agenda is leidend voor de afdeling Bedrijfsvoering, omdat er op verschillende gebieden achterstanden zijn en professionalisering dus noodzakelijk is. Het ontwikkelen van het onderliggende beleid (bijvoorbeeld HR-beleid) en verbeteren van de werkprocessen zijn belangrijke onderwerpen. De medewerkers vertalen samen met de directeur de plannen naar concrete jaar- en actieplannen, met doelstellingen en een financiële vertaling.  Als directeur Bedrijfsvoering ben je er verantwoordelijk voor dat zaken goed projectmatig worden opgepakt en  gemonitord.

De belangrijkste opgaven voor de komende periode op een rij:

• Het zorgen voor toekomstbestendige organisatie met als speerpunt grip op financiën te behouden door in overleg met de gemeente de structurele financiële tekorten terug te brengen.
• Het ontwikkelen van nieuwe producten en innovatieve diensten en deze vertalen naar businessmodellen, waardoor inkomstenbronnen van andere organisaties (o.m. rijk, onderwijs, fondsen) verworven kunnen worden naast het verhuren van eigen accommodaties.
• Het versterken en professionaliseren van de bedrijfsvoering, zoals de financiële administratie, ICT, facilitair, HR-beleid en de werkprocessen.
• Het verder ontwikkelen van de nieuwe organisatiestructuur en -cultuur.