Wanneer er een nieuwe collega het kantoor binnenkomt lopen is het altijd even spannend. Valt hij of zij in de smaak bij de collega’s? Of loopt de kandidaat met het gouden cv met lood in de schoenen over de werkvloer? Door te kiezen voor een selectiemethode die medewerkers binnen alle geledingen van de organisatie betrekt bij het gehele selectieproces, kun je vooraf testen of er chemie is. In de zoektocht naar een nieuwe beleidsmedewerker, koos branchevereniging ProVoet voor een selectieproces, dat precies dit biedt: de Speed, Slow, Show-methode van K+V. Directeur Ron Verschuren kijkt terug: “Ik vind het belangrijk dat je de hele organisatie leert kennen.”
Speed, slow, show
Het doel van Speed, Slow, Show is het creëren van draagvlak voor de nieuwe werknemer door optimale co-creatie. Dat doe je door organisatie-breed te inventariseren waar de behoeften liggen en een bredere groep medewerkers te betrekken in het proces. Dit sollicitatieproces verloopt in drie verschillende ronden. Vooraf zijn er samen met de opdrachtgever tien sollicitanten geselecteerd uit het gehele aanbod die worden uitgenodigd voor de Speed-ronde met verschillende geledingen in de organisatie, oftewel kennismaken met elkaar op basis van het speeddateprincipe. Daarna gaat de benoemingscommissie de diepte in (slow) en tenslotte worden de beste kandidaten uitgenodigd om zich weer organisatiebreed te presenteren (show).
Flinke schoenen om te vullen
Voordat er nog maar een vacaturetekst is geschreven, is al duidelijk dat de nieuwe beleidsmedewerker bij ProVoet flinke schoenen heeft om te vullen. Eerder dat jaar besluit een senior beleidsmedewerker na ruim dertien jaar elders aan de slag te gaan. De rechterhand van de directie vertrekt en daarmee ook een schat aan ervaring, dossierkennis, een adequaat netwerk én een vertrouwd gezicht binnen de vereniging. Kort gezegd: er ontstaat een gat. Een gat dat moet worden opgevuld door een nieuwe beleidsmedewerker van formaat.
ProVoet is met 12.000 leden dé landelijke brancheorganisatie voor pedicures en medisch pedicures. Net als andere brancheverenigingen vertegenwoordigt ProVoet de belangen van haar leden in gesprekken met de overheid, maar ook met zorgverzekeraars en andere stakeholders. “Wij willen ook het beroep van pedicure krachtig neerzetten. Het is namelijk geen beschermd beroep”, zegt Ron Verschuren, de directeur van ProVoet. Om dat werk adequaat te kunnen vervullen, spelen de beleidsmedewerkers een vitale rol. Zaak om daar een geschikte persoon voor te vinden.
Kwaliteit en kwantiteit
Na eerst zelf een poging te hebben ondernomen, besluit ProVoet om een bureau te benaderen voor de werving en selectie van de beleidsmedewerker. “De markt is moeilijk. Er is weinig aanbod, niet qua kwaliteit maar qua kwantiteit”, aldus Verschuren. Als werving- en selectiebureau zien wij regelmatig dat één mens heel veel invloed kan hebben op een organisatie. Dat ene mens moet binnengehaald worden en een goed gevoel bij de organisatie hebben. Daarom was het advies aan ProVoet om onze Speed, Slow, Show-methode te kiezen.
Speed, Slow, Show in de praktijk
Ook in het geval van ProVoet is er een tiental kandidaten geselecteerd. Om de beurt gaan zij langs één van in totaal drie commissies waarin de voorzitter en directeur Ron Verschuren, alle beleidsmedewerkers, de marketing- en communicatieafdeling en de directiesecretaresse actief zijn. “Maar eigenlijk wilde ik er nog een aantal extra mensen bij hebben. Wij zijn een vrij kleine organisatie, van dertien mensen, en dan vind ik het belangrijk dat je de hele organisatie leert kennen. Bij een bedrijf waar vijfhonderd man werkt, is het niet erg dat je met een deel daarvan geen klik hebt. Maar als je dat binnen een kleine werkomgeving mist, dan wordt het lastig. Je werkt heel intensief samen”, blikt Verschuren terug.
Energie
Het voordeel van de Speedronde is dat je tijdens de kwartiers-gesprekken een stijgend enthousiasme ziet ontstaan bij alle betrokkenen. Je voelt in het pand een zekere energie ontstaan. Dat is heel leuk om te zien. Wanneer het einde van de eerste selectiedag daar is en de laatste kandidaat het pand verlaat, is het tijd om de balans op te maken. Kijken of iedereen nog steeds zo enthousiast is. Wie gaan er mee naar de Slow-ronde? Volgens Verschuren gaat dat zonder dat je elkaar hoeft te overtuigen van het eigen gelijk. “Maar het is best wel verrassend om te merken dat je een redelijk gelijk beeld in je hoofd hebt.” De commissies besluiten uiteindelijk om het proces voort te zetten met vier kandidaten.
Take it Slow
Na de hectiek van de Speed is er voor de benoemingscommissie de gelegenheid om even wat gas terug te nemen. Tijdens de Slow-ronde krijgen voorzitter en directeur de gelegenheid om samen met de adviseur een langer gesprek aan te gaan met de overgebleven kandidaten. Dit zijn de meer reguliere sollicitatiegesprekken. “Dan ga je de diepte in en kijk je naar het cv, ervaringen en karakters. Dat waren pittige, maar leuke gesprekken. Maar we waren er al vrij snel over uit om verder te gaan met twee benoembare kandidaten”, aldus Verschuren.
De Show: licht, camera, actie, debat
“Je beantwoordt de volgende casus: het beleidsplan van 2020-2025 moet tot stand komen en jij bent de projectleider”, begint Verschuren terwijl hij de informatie over de casus van de Show-ronde voorleest. “Hoe ga jij ervoor zorgen dat de 12.000 leden zich herkennen in het beleid van de komende jaren en welke rol spelen ze in de totstandkoming van het beleidsplan?”
In de laatste ronde moet je als kandidaat laten zien hoe je te werk gaat aan een grote groep medewerkers, iedereen uit de speedronde is aanwezig. Hierbij kon je het niet goed of fout doen, aldus de ProVoet directeur. “Het gaat om welke aanpak je kiest en wat voor creativiteit daarin zit. Hoe ben je tot je keuze gekomen?”
Het moment suprême: de keuze
Volgens Verschuren was het bijzonder om te zien dat de aanpak zowel inhoudelijk als qua vorm verschilt. “De ene presentatie is zakelijk en de ander komt juist met een informele presentatie met veel foto’s. Allebei goed, het is niet dat de ene presentatie beter is dan de andere. Wel denk je direct na over de aansluiting van de aanpak op de organisatie en het betreffende vraagstuk.”
En dan is het moment suprême daar. De presentaties zijn geweest en daarmee is de laatste ronde voorbij. Er moet gekozen worden. Wie wordt de nieuwe medewerker, de nieuwe collega, de nieuwe beleidsmedewerker. “Voordat er stelling ingenomen wordt, ga je met elkaar in discussie. De punten voor die persoon, de aandachtspunten van de persoon. Als je dat dan vervolgens overziet, dat samenvat en kijkt waar de organisatie op het moment behoefte aan heeft, dan kom je tot een oordeel.”
De benoemingscommissie heeft de finale stem, maar ondanks dat hoopte Verschuren dat hun oordeel overeen zou komen met dat van de adviescommissie. “In mijn hoofd had ik wel mijn keuze gemaakt, maar ik wil het ook de anderen horen zeggen. Dat is wel spannend. En dan ben je enorm blij als je de naam hoort die je zelf in gedachte hebt.”
Selectieprocedure als spiegel
De methode kan ertoe bijdragen om de perfecte kandidaat te vinden, omdat we een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid creëren. Je moet met elkaar zeggen: ‘met deze persoon willen we verder.’ Dat is anders dan dat je uit de hoge hoed een kandidaat gepresenteerd krijgt. Door met elkaar te kiezen voor een kandidaat begint de nieuwe werknemer zonder achterstand aan de nieuwe uitdaging. Een onbedoeld neveneffect van deze selectieprocedure is dat het je organisatie een spiegel voorhoudt. We zien vaak een interessante en fundamentele discussie over de organisatie, ontstaan. Stel er doet zich een situatie voor dat de adviescommissie voor een totaal andere kandidaat gaat dan de selectiecommissie, dan is er wel iets merkwaardigs aan de hand en is het zaak daar als organisatie uit te komen. Dit deed zich bij ProVoet niet voor. “Eén ding is zeker, het creëert absoluut niet minder draagvlak”, besluit ProVoet directeur Ron Verschuren met een knipoog. En dat is voor verenigingen belangrijk!
Meer weten over de werking van Speed, Slow, Show? Download dan gratis onze flyer.
