Een violist zonder strijkstok is eigenlijk een ukelele-speler in kostuum. En een dirigent zonder orkest is gewoon een man met een stokje in zijn hand. Maar wat zou een werving- en selectiebureau zijn zonder goed-functionerend secretariaat? Afspraken dubbel in de agenda, uitbetalingen die mislopen, procedures lopen door elkaar… Voldoende horrorscenario’s om te bedenken. De dames en, sinds kort, heer van het secretariaat zijn de steun en toeverlaat van K+V. Zij zijn de bewakers van onze agenda’s en het eerste aanspreekpunt voor de kandidaat. Zij zorgen ervoor dat procedures vlekkeloos verlopen. Wanneer je mailt of belt met K+V is de kans 99 op 100 dat je te maken krijgt met onze Anja, Brenda, Jolanda, Kim, Laurens of Williene. Nationale Secretaressedag (18 april) is de dag bij uitstek om hierop te reflecteren. Natuurlijk hebben we onze management assistenten een presentje gegeven, maar graag laten we jullie ook zien waarom we hun zo waarderen. Daarom staat dit blogartikel in het teken van de management assistent.
“Wil je even een spelfoutje uit de vacaturetekst halen? Zet je ook even een kop koffie voor meneer? Bel je kandidaat x nog even over opdracht y? Heeft de selectiecommissie al toegang tot alle belangrijke stukken?”, het is slechts een kleine selectie van de vragen die door de secretariaatskamer schallen. Het is een plek waar je taken kan neerleggen waar je zelf niet aan toekomt of die je zelf niet begrijpt. Zij pakken het op en zoeken het tot op de bodem uit.
Weten wat er speelt
Ontzorgen, vooruit denken, clusteren, het zijn allemaal woorden die passen bij de mindset van onze management assistenten. Door de grote hoeveelheid aan afspraken die wij als adviseurs hebben, moeten we blind kunnen varen op het secretariaat. Hoe fijn is het dan als je beschikt over een zestal medewerkers die constant oog hebben voor het grotere plaatje. Ze weten wat er speelt, in wat voor stadia onze procedures zijn en ze zien de obstakels. “Ik zie dat je net als onze adviseur in Zaltbommel woont, dan kunnen we jullie afspraak ook daar inplannen.”
Zo nu en dan zijn ze goed voor een kritische blik en een ferme tik op de vingers. “Ik zie dat er weinig reacties binnenkomen op vacature A, moet je niet even wat extra actie gaan ondernemen.” Dat is noodzakelijke assertiviteit om de boel draaiende te houden. Zonder enige moeite zetten ze de rode pen door een tekst waar één van ons keihard aan gewerkt heeft. Het is een kwestie van scherp blijven.
Het gezicht van K+V
Ben je ooit bij ons op kantoor geweest? Wanneer je de eerste stap voorbij de liftdeuren zet, dan hoor je waarschijnlijk al druk getelefoneer vanuit de secretariaatsruimte. Uiteraard word je altijd vriendelijk welkom geheten en krijg je een heerlijke kop koffie of thee aangeboden. Op aanvraag krijg je van Laurens zelfs een persoonlijk bereide cappuccino. Maar het belangrijkste voor ons is dat kandidaten direct een gezicht hebben. En daarmee ook een aanspreekpunt. Want we zorgen ervoor dat een procedure niet via tien verschillende collega’s gaat, maar via één of twee management assistenten en maximaal een tweetal adviseurs. Wanneer je als kandidaat verder komt in een procedure, dan zul je merken dat het contact met dit kleine groepje intensiever wordt. Voor onze opdrachtgevers werkt het precies hetzelfde.
Hoe oordelen kandidaten en opdrachtgevers over ons secretariaat
Het is niet een kwestie van: wij van WC-eend, adviseren WC-eend. Nee, we hebben laten onderzoeken hoe tevreden kandidaten en opdrachtgevers met ons secretariaat zijn. Onze management assistenten kregen in 2018 een 8,4 als gemiddeld rapportcijfer van jullie. Dat mogen we toch een rapport noemen om over naar huis te schrijven. Daar zijn wij bijzonder blij mee en bevestigd alleen maar onze eigen vermoedens.
Mochten we het nog niet duidelijk genoeg hebben gemaakt, dames en heer. Wij zijn jullie ontzettend dankbaar voor wat jullie voor ons betekenen.
Als je ook nog complimentjes over hebt voor ons zestal management assistenten, dan mag je ze doorsturen naar kv@kv.nl . Wanneer je gewoon een vraag heb, dan mag je uiteraard ook gewoon contact opnemen.
